VfL Wolfsburg convirtió ChatGPT en una capacidad operativa, no en un proyecto aislado. ¿Cómo pasó un club de fútbol tradicional a usar IA en tareas diarias sin crear dependencia técnica? Con práctica, nombres humanos para asistentes y foco en tareas repetitivas.
Qué hizo Wolfsburg
El club aplicó ChatGPT Enterprise como columna vertebral para democratizar la IA entre empleados. Hoy reportan más de 50 GPTs personalizados en uso diario y casi 100 en su ecosistema, con acceso planeado para alrededor de 350 colaboradores.
El objetivo no fue experimentar por experimentar. Buscaron ahorrar tiempo, reducir costos externos y estandarizar calidad sin inflar la planilla. El resultado: ahorros anuales de seis cifras y procesos como redacción, traducción y generación de documentos mucho más rápidos.
Cómo lo implementaron y por qué funcionó
Primero dejaron de hablar en abstracto y empezaron a trabajar con la gente que hace el trabajo todos los días. En vez de largas estrategias, hicieron talleres, pruebas prácticas y casos de uso liderados por cada departamento.
Algunos principios claros:
- Empezar por tareas repetitivas y por plantillas ya existentes.
- Construir asistentes con nombres humanos para bajar la resistencia psicológica.
- Capacitar "GPT Champions" o "GPTlers" dentro de las áreas para facilitar adopción local.
"ChatGPT solo crea ventajas sostenibles si es entendible y usable para todos, no solo para expertos", dice Claudio Demmer, Business Innovation Lead.
Elegir ChatGPT Enterprise respondió a necesidades concretas: calidad de salida, seguridad y gobernanza (incluyendo opciones de servidores en la UE y la política de no usar datos de clientes para entrenar modelos), rápido time-to-value y facilidad para usuarios no técnicos.
Resultados concretos
- Más de 50 asistentes en uso diario y casi 100 en la plataforma interna.
- Acceso escalado a 350 empleados como meta inmediata.
- Ahorro anual de seis cifras al reducir trabajo repetitivo subcontratado.
- Adopción amplia: desde comunicación y marketing hasta RRHH, operaciones y exjugadores.
La adopción se disparó cuando el enfoque fue práctico: identificar un cuello de botella, convertirlo en un GPT y abrirlo al equipo.
Ejemplos que ayudan a entenderlo
- Turf Disease GPT (Operaciones): subes una foto del césped y recibes causas probables, chequeos y plan de tratamiento estructurado. Así la experiencia no queda en una sola persona.
- Football School Invoicing GPT (Administración): transforma información estructurada en facturas listas y con formato de la marca.
- "Hannah" (Generador de GPT para RRHH): hace siete preguntas estandarizadas y genera prompts seguros para que equipos no técnicos creen sus propios GPTs.
- ESG Check GPT (ESG): produce evaluaciones estructuradas con metas, medidas y un semáforo sencillo.
Estos ejemplos muestran algo importante: la IA no reemplaza la responsabilidad humana; la acelera y estandariza.
Cultura y cambio: lo más difícil y también lo más valioso
El principal desafío no fue la tecnología, sino la gestión del cambio en una organización diversa. Para Wolfsburg, la gobernanza se volvió un habilitador. Dejar claro que la IA apoya trabajo y que la responsabilidad sigue siendo humana permitió ganar confianza.
Sorprendió quiénes se sumaron: colegas no nativos digitales, exjugadores y equipos administrativos comenzaron a pedir sus propios GPTs. Una anécdota clara: un exjugador salió de un taller entusiasmado porque pudo crear un asistente para las historias que cuenta a los niños que entrena.
¿Qué sigue para Wolfsburg?
Escalar el acceso a ChatGPT Enterprise en todo el club, seguir formando "GPTlers" y avanzar con aplicaciones externas orientadas a fans y socios (personalización, internacionalización, formatos interactivos) cuando la gobernanza esté madura.
El reto es mantener la velocidad creativa mientras se fija un estándar de uso seguro y consistente. Si lo logran, la IA pasa de ser una herramienta puntual a una capacidad organizacional.
Reflexión final
Esto no es magia ni un atajo: es cambio de procesos y cultural. Wolfsburg muestra que con enfoque práctico, gobernanza clara y capacitación localizada, la IA puede transformar tareas cotidianas y liberar tiempo para lo que realmente importa: la estrategia y el juego.